¿Cuánto tiempo tenés que guardar tus facturas y comprobantes?

«¿Puedo tirar las facturas viejas?» Es una de las preguntas más comunes de cualquier monotributista o unipersonal. La respuesta corta: no todavía. Tenés que conservar la documentación que respalda tu situación tributaria mientras la DGI todavía pueda revisarla. Ese plazo no es arbitrario: está atado a la prescripción de los tributos en el Código Tributario. Acá te explicamos cuánto tiempo, qué guardar y por qué, con la norma oficial a la vista.

¿Por qué hay que guardar todo? La prescripción

La DGI no puede reclamarte un tributo para siempre: pasado cierto plazo, el derecho al cobro prescribe. Mientras ese plazo esté corriendo, la DGI puede iniciar una inspección y pedirte los papeles que respaldan lo que declaraste. Si no los tenés, quedás en desventaja. Por eso la regla práctica es simple: guardá la documentación al menos durante todo el período en que la deuda todavía puede reclamarse. El Código Tributario lo fija así:

Artículo 38 del Código Tributario (prescripción):

«El derecho al cobro de los tributos prescribirá a los cinco años contados a partir de la terminación del año civil en que se produjo el hecho gravado»

¿5 años… o 10?

El plazo general es de cinco años, contados desde el fin del año civil en que ocurrió el hecho gravado. Pero ese mismo artículo prevé que el plazo se extiende a diez años en ciertos casos —básicamente cuando hubo defraudación o cuando no cumpliste con inscribirte, denunciar el hecho generador o presentar las declaraciones:

El mismo artículo 38 agrega:

«El término de prescripción se ampliará a diez años cuando el contribuyente o responsable haya incurrido en defraudación, no cumpla con la obligaciones de inscribirse de denunciar el acaecimiento del hecho generador, de presentar las declaraciones, y, en los casos en que el tributo se determina por el organismo recaudador, cuando éste no tuvo conocimiento del hecho.»

En criollo: si estás inscripto y presentás todo en tiempo y forma, el horizonte relevante son cinco años. Pero como el plazo puede estirarse a diez, la recomendación prudente es conservar la documentación importante por diez años. Es barato guardar archivos y caro no tenerlos cuando te los piden.

¿Qué documentación hay que conservar?

Todo lo que respalda tu situación tributaria: las facturas y comprobantes que emitiste (tus CFE), los comprobantes de tus compras y gastos, los estados y movimientos bancarios, los recibos de aportes a BPS y pagos de impuestos, tus declaraciones juradas, y la contabilidad o registros que lleves. Si trabajás con contador, coordiná con él quién guarda qué; la responsabilidad de tener el respaldo sigue siendo tuya.

Emisores electrónicos: guardá el XML, no solo el PDF

Si sos emisor electrónico, el comprobante fiscal válido es el archivo CFE (el XML firmado), no la representación impresa ni el PDF que le mandás al cliente. El PDF es una vista amigable; el que tiene valor legal y fiscal es el XML. Asegurate de que tu proveedor de facturación conserve tus CFE y tus reportes, y —mejor aún— descargá y respaldá vos también los XML. No dependas solo de que «está en el sistema del proveedor».

Cómo guardarlo bien

Consejos prácticos: digitalizá todo lo que esté en papel; mantené al menos una copia de respaldo fuera de tu computadora (un disco externo o la nube); ordená los archivos por año y por tipo (ingresos, gastos, banco, aportes, impuestos); guardá los XML de los CFE, no solo los PDF; y no borres nada hasta que hayan pasado con seguridad los plazos. Si cerrás la actividad, seguí conservando la documentación: la prescripción sigue corriendo aunque ya no factures.

• Factura electrónica (CFE) en Uruguay: cómo funciona
• El reporte diario de facturas a la DGI

Preguntas frecuentes

• ¿Cuántos años guardo las facturas? El plazo general de prescripción es 5 años; como puede llegar a 10, lo prudente es conservar todo 10 años.
• ¿Desde cuándo se cuentan? Desde el fin del año civil en que ocurrió el hecho gravado.
• ¿Alcanza con el PDF de la factura? No para tus CFE: el que vale es el archivo XML firmado. El PDF es solo una vista.
• ¿Tengo que guardar los extractos bancarios? Sí, forman parte del respaldo de tu situación tributaria.
• Cerré mi unipersonal, ¿puedo tirar todo? No: la prescripción sigue corriendo, conservá la documentación igual.
• ¿Lo guarda mi contador? Puede ayudarte, pero la responsabilidad de tener el respaldo es tuya.

En resumen: guardá facturas, comprobantes, movimientos bancarios y registros mientras la DGI pueda revisarte. El plazo general es de cinco años, pero puede llegar a diez, así que lo prudente es conservar todo por diez años —incluidos los XML de tus CFE, no solo los PDF—. Ordenado y con respaldo, es un seguro barato contra un dolor de cabeza caro.