Сколько времени нужно хранить счета и компробанты?

«Можно ли выбросить старые счета?» — один из самых частых вопросов любого монотрибутиста или unipersonal. Короткий ответ: пока нет. Документацию, подтверждающую вашу налоговую ситуацию, нужно хранить столько, сколько DGI ещё может её проверить. Этот срок не произволен — он привязан к сроку давности по налогам в Código Tributario (Налоговом кодексе). Разбираем, сколько именно, что хранить и почему, с официальной нормой перед глазами.

Зачем всё хранить? Срок давности

DGI не может требовать с вас налог вечно: по истечении определённого срока право на взыскание прекращается (истекает давность). Пока этот срок идёт, DGI может начать проверку и запросить документы, подтверждающие то, что вы задекларировали. Если их нет — вы в невыгодном положении. Поэтому практическое правило простое: храните документацию как минимум весь период, пока долг ещё можно взыскать. Налоговый кодекс формулирует так:

Статья 38 Налогового кодекса (срок давности):

«El derecho al cobro de los tributos prescribirá a los cinco años contados a partir de la terminación del año civil en que se produjo el hecho gravado»

Перевод: Право на взыскание налогов прекращается по давности через пять лет, отсчитываемых с конца календарного года, в котором наступило облагаемое событие

5 лет… или 10?

Общий срок — пять лет, отсчитываемых с конца календарного года, в котором наступило облагаемое событие. Но та же статья предусматривает, что срок продлевается до десяти лет в определённых случаях — по сути, при мошенничестве (defraudación) или если вы не зарегистрировались, не заявили о наступлении облагаемого события или не подали декларации:

Та же статья 38 добавляет:

«El término de prescripción se ampliará a diez años cuando el contribuyente o responsable haya incurrido en defraudación, no cumpla con la obligaciones de inscribirse de denunciar el acaecimiento del hecho generador, de presentar las declaraciones, y, en los casos en que el tributo se determina por el organismo recaudador, cuando éste no tuvo conocimiento del hecho.»

Перевод: Срок давности продлевается до десяти лет, когда налогоплательщик или ответственное лицо совершило мошенничество, не выполнило обязанности зарегистрироваться, заявить о наступлении облагаемого события, подать декларации, а также в случаях, когда налог определяется органом взыскания, — когда он не знал о событии.

По-простому: если вы зарегистрированы и всё подаёте вовремя и правильно, значимый горизонт — пять лет. Но поскольку срок может растянуться до десяти, разумно хранить важную документацию десять лет. Хранить файлы дёшево, а не иметь их, когда их запрашивают, — дорого.

Какую документацию нужно хранить?

Всё, что подтверждает вашу налоговую ситуацию: выставленные вами счета и компробанты (ваши CFE), компробанты по покупкам и расходам, банковские выписки и движения, квитанции об отчислениях в BPS и уплате налогов, ваши декларации, а также бухгалтерию или записи, которые вы ведёте. Если работаете с бухгалтером, договоритесь, кто что хранит; ответственность за наличие подтверждений всё равно на вас.

Электронным эмитентам: храните XML, а не только PDF

Если вы электронный эмитент, действительный фискальный документ — это файл CFE (подписанный XML), а не печатное представление и не PDF, который вы отправляете клиенту. PDF — это удобный вид; юридическую и налоговую силу имеет XML. Убедитесь, что ваш провайдер выставления счетов хранит ваши CFE и отчёты, и — ещё лучше — сами скачивайте и делайте резервные копии XML. Не полагайтесь только на «это есть в системе провайдера».

Как хранить правильно

Практические советы: оцифруйте всё, что на бумаге; держите хотя бы одну резервную копию вне компьютера (внешний диск или облако); упорядочьте файлы по годам и по типу (доходы, расходы, банк, отчисления, налоги); храните XML-файлы CFE, а не только PDF; и ничего не удаляйте, пока сроки надёжно не прошли. Если закрываете деятельность, всё равно храните документацию: срок давности продолжает идти, даже если вы больше не выставляете счета.

• Электронный счёт (CFE) в Уругвае: как это работает
• Ежедневный отчёт о счетах в DGI

Частые вопросы

• Сколько лет хранить счета? Общий срок давности — 5 лет; поскольку он может дойти до 10, разумно хранить всё 10 лет.
• С какого момента отсчёт? С конца календарного года, в котором наступило облагаемое событие.
• Достаточно ли PDF счёта? Для ваших CFE — нет: действителен подписанный XML-файл. PDF — только вид.
• Нужно ли хранить банковские выписки? Да, они часть подтверждения вашей налоговой ситуации.
• Закрыл unipersonal — можно всё выбросить? Нет: срок давности продолжает идти, храните документацию всё равно.
• Хранит ли это мой бухгалтер? Он может помочь, но ответственность за наличие подтверждений — на вас.

Коротко: храните счета, компробанты, банковские движения и записи столько, сколько DGI может вас проверить. Общий срок — пять лет, но может дойти до десяти, поэтому разумно хранить всё десять лет — включая XML-файлы ваших CFE, а не только PDF. Упорядоченное и с резервной копией — это дешёвая страховка от дорогой головной боли.