Электронные кредит-ноты и дебет-ноты: как исправить уже выставленный счёт

Вы уже выставили электронный счёт, а теперь его нужно скорректировать: ошибка в сумме, возврат, скидка, согласованная позже, или недостающая сумма. Золотое правило системы электронного выставления счетов Уругвая: выставленный документ нельзя «удалить». Чтобы его исправить, выставляют другой документ, который его корректирует: e-Nota de Crédito (кредит-нота — на уменьшение или аннулирование) или e-Nota de Débito (дебет-нота — на увеличение). Разбираем, что и когда использовать, с определениями Резолюции DGI 798/012.

Сначала: выставленный счёт не удаляется

CFE (Comprobante Fiscal Electrónico) — это документ с налоговой силой, уже зарегистрированный в DGI. Кнопки «удалить» или «изменить» уже выставленный и подписанный счёт не существует. Зато вы можете выставить новый документ, который корректирует предыдущий: если переплату или был возврат — исправляете кредит-нотой; если недобор — дебет-нотой. Обе тоже являются CFE и выставляются через ту же систему.

e-Nota de Crédito (кредит-нота): на уменьшение или аннулирование

Кредит-нота служит для уменьшения или аннулирования уже выставленного счёта: возврат товара, скидки, предоставленные позже, переплаченная сумма или полное аннулирование несостоявшейся операции. Вместо того чтобы трогать исходный счёт, вы выставляете эту ноту, которая корректирует его в меньшую сторону. Резолюция определяет её так:

Резолюция DGI 798/012, numeral 1 — Nota de Crédito de e-Factura:

«comprobante fiscal electrónico utilizado para documentar ajustes a la baja o anulaciones, en relación a operaciones previamente documentadas en e-Facturas.»

Перевод: электронный налоговый документ, используемый для оформления корректировок в сторону уменьшения или аннулирований в отношении операций, ранее оформленных в e-Facturas.

e-Nota de Débito (дебет-нота): на увеличение

Дебет-нота — противоположность: она служит для увеличения суммы уже выставленной операции. Её используют, когда нужно добавить недостающий платёж, проценты за просрочку или согласованную позже корректировку в большую сторону. Резолюция определяет её так:

Резолюция DGI 798/012, numeral 1 — Nota de Débito de e-Factura:

«comprobante fiscal electrónico utilizado para documentar ajustes al alza en relación a operaciones previamente documentadas en e-Facturas.»

Перевод: электронный налоговый документ, используемый для оформления корректировок в сторону увеличения в отношении операций, ранее оформленных в e-Facturas.

Всегда ссылаются на исходный счёт

Кредит- или дебет-нота не существует сама по себе: она должна указывать, какой документ корректирует. Ваша система выставления счетов просит указать исходный счёт (его тип, серию и номер), чтобы DGI могла связать корректировку с исправляемой операцией. Поэтому удобно держать под рукой данные документа, который вы собираетесь изменить.

Как их выставить

Так же, как любой CFE: из вашей системы электронного выставления счетов или системы авторизованного провайдера. Вы выбираете тип документа (кредит- или дебет-нота по ситуации), ссылаетесь на исходный счёт, вносите корректировку и выставляете. Документ подписывается электронной подписью и сообщается в DGI, как любой другой. Отдельной процедуры или особой формы в DGI нет.

Какую использовать в каждом случае?

Простое правило: если корректировка означает, что клиент платит меньше (или ничего), это кредит-нота — возврат, скидка, ошибка в меньшую сторону, аннулирование. Если платит больше — дебет-нота: пропущенный платёж, проценты, ошибка в большую сторону. При сомнениях по НДС или моменту выставления сверьтесь с бухгалтером или провайдером.

Деталь, которую стоит проверить

Поскольку каждая нота — тоже CFE, она попадает в ваш ежедневный отчёт в DGI и в записи по НДС. Проверьте, что ноты корректно привязаны к исходному счёту и суммы сходятся, особенно если вы аннулировали операцию целиком. Если что-то не сходится, провайдер поможет исправить.

• Электронный счёт (CFE) в Уругвае: как это работает
• Ежедневный отчёт о счетах в DGI

Частые вопросы

• Можно ли удалить уже выставленный электронный счёт? Нет. Его исправляют, выставляя кредит- или дебет-ноту, которая его корректирует.
• Когда использовать кредит-ноту? На уменьшение или аннулирование: возвраты, скидки, переплаты, несостоявшиеся операции.
• Когда использовать дебет-ноту? На увеличение: недостающие платежи, проценты, корректировки в большую сторону.
• Должна ли нота ссылаться на исходный счёт? Да, она должна указывать корректируемый документ.
• Это отдельная процедура в DGI? Нет. Выставляется из вашей системы, как любой CFE.
• Нота — тоже электронный счёт? Да, это CFE, и она сообщается в DGI, как остальные.

Коротко: в электронном выставлении счетов ничего не «удаляют». Если счёт выставлен и его нужно скорректировать, используйте e-Nota de Crédito для уменьшения или аннулирования либо e-Nota de Débito для увеличения — всегда со ссылкой на исходный. Это такие же CFE, и выставляются они из вашей системы. При сомнениях по налогам сверьтесь с бухгалтером или провайдером.