Por quanto tempo você deve guardar suas faturas e comprovantes?

«Posso jogar fora as faturas antigas?» É uma das perguntas mais comuns de qualquer monotributista ou autônomo (unipersonal). A resposta curta: ainda não. Você deve conservar a documentação que respalda a sua situação tributária enquanto a DGI ainda puder revisá-la. Esse prazo não é arbitrário — está ligado à prescrição dos tributos no Código Tributario. Aqui explicamos por quanto tempo, o que guardar e por quê, com a norma oficial à vista.

Por que guardar tudo? A prescrição

A DGI não pode cobrar um tributo de você para sempre: passado certo prazo, o direito ao cobro prescreve (expira). Enquanto esse prazo estiver correndo, a DGI pode iniciar uma inspeção e pedir os papéis que respaldam o que você declarou. Se você não os tem, fica em desvantagem. Por isso a regra prática é simples: guarde a documentação pelo menos durante todo o período em que a dívida ainda pode ser cobrada. O Código Tributario define assim:

Artigo 38 do Código Tributario (prescrição):

«El derecho al cobro de los tributos prescribirá a los cinco años contados a partir de la terminación del año civil en que se produjo el hecho gravado»

Em português: O direito ao cobro dos tributos prescreverá em cinco anos contados a partir do término do ano civil em que ocorreu o fato gerador

5 anos… ou 10?

O prazo geral é de cinco anos, contados desde o fim do ano civil em que ocorreu o fato gerador. Mas esse mesmo artigo prevê que o prazo se estende a dez anos em certos casos — basicamente quando houve fraude ou quando você não cumpriu com inscrever-se, denunciar o fato gerador ou apresentar as declarações:

O mesmo artigo 38 acrescenta:

«El término de prescripción se ampliará a diez años cuando el contribuyente o responsable haya incurrido en defraudación, no cumpla con la obligaciones de inscribirse de denunciar el acaecimiento del hecho generador, de presentar las declaraciones, y, en los casos en que el tributo se determina por el organismo recaudador, cuando éste no tuvo conocimiento del hecho.»

Em português: O prazo de prescrição se ampliará a dez anos quando o contribuinte ou responsável tiver incorrido em fraude, não cumprir com as obrigações de inscrever-se, de denunciar a ocorrência do fato gerador, de apresentar as declarações, e, nos casos em que o tributo é determinado pelo organismo arrecadador, quando este não teve conhecimento do fato.

Em bom português: se você está inscrito e apresenta tudo em tempo e forma, o horizonte relevante são cinco anos. Mas como o prazo pode esticar até dez, a recomendação prudente é conservar a documentação importante por dez anos. Guardar arquivos é barato; não tê-los quando são pedidos é caro.

Que documentação deve ser conservada?

Tudo o que respalda a sua situação tributária: as faturas e comprovantes que você emitiu (os seus CFE), os comprovantes das suas compras e gastos, os extratos e movimentos bancários, os recibos de aportes ao BPS e pagamentos de impostos, as suas declarações, e a contabilidade ou registros que você mantenha. Se trabalha com contador, combine com ele quem guarda o quê; a responsabilidade de ter o respaldo continua sendo sua.

Emissores eletrônicos: guarde o XML, não só o PDF

Se você é emissor eletrônico, o comprovante fiscal válido é o arquivo CFE (o XML assinado), não a representação impressa nem o PDF que você envia ao cliente. O PDF é uma visão amigável; o que tem valor legal e fiscal é o XML. Garanta que o seu provedor de faturamento conserve os seus CFE e os seus relatórios e — melhor ainda — baixe e faça backup dos XML você mesmo também. Não dependa só de «está no sistema do provedor».

Como guardar bem

Dicas práticas: digitalize tudo o que estiver em papel; mantenha ao menos uma cópia de backup fora do seu computador (um disco externo ou a nuvem); organize os arquivos por ano e por tipo (receitas, gastos, banco, aportes, impostos); guarde os XML dos CFE, não só os PDF; e não apague nada até que os prazos tenham passado com segurança. Se encerrar a atividade, continue conservando a documentação: a prescrição segue correndo mesmo que você não fature mais.

• Fatura eletrônica (CFE) no Uruguai: como funciona
• O relatório diário de faturas à DGI

Perguntas frequentes

• Quantos anos guardo as faturas? O prazo geral de prescrição é 5 anos; como pode chegar a 10, o prudente é conservar tudo por 10 anos.
• A partir de quando se conta? Desde o fim do ano civil em que ocorreu o fato gerador.
• O PDF da fatura basta? Não para os seus CFE: o válido é o arquivo XML assinado. O PDF é só uma visão.
• Tenho que guardar os extratos bancários? Sim, fazem parte do respaldo da sua situação tributária.
• Encerrei minha unipersonal, posso jogar tudo fora? Não: a prescrição segue correndo, conserve a documentação assim mesmo.
• Meu contador guarda? Ele pode ajudar, mas a responsabilidade de ter o respaldo é sua.

Em resumo: guarde faturas, comprovantes, movimentos bancários e registros enquanto a DGI puder revisá-lo. O prazo geral é de cinco anos, mas pode chegar a dez, então o prudente é conservar tudo por dez anos — incluídos os XML dos seus CFE, não só os PDF. Organizado e com backup, é um seguro barato contra uma dor de cabeça cara.