Notas de crédito e débito eletrônicas: como corrigir uma fatura já emitida

Você já emitiu uma fatura eletrônica e agora precisa ajustá-la: um erro no valor, uma devolução, um desconto combinado depois, ou uma cobrança que ficou curta. A regra de ouro do sistema de faturamento eletrônico do Uruguai é que um comprovante emitido não pode ser «apagado». Para corrigi-lo, emite-se outro comprovante que o ajusta: a e-Nota de Crédito (para reduzir ou anular) ou a e-Nota de Débito (para aumentar). Aqui explicamos qual usar e como, com as definições da Resolução DGI 798/012.

Primeiro: uma fatura emitida não se apaga

Um CFE (Comprobante Fiscal Electrónico) é um documento com validade fiscal que já ficou registrado na DGI. Não existe um botão de «apagar» nem «editar» uma fatura que você já emitiu e assinou. O que você pode fazer é emitir um comprovante novo que ajusta o anterior: se cobrou a mais ou houve uma devolução, corrige com uma nota de crédito; se cobrou a menos, com uma nota de débito. Ambas também são CFE e são emitidas pelo mesmo sistema.

A e-Nota de Crédito: para reduzir ou anular

A e-Nota de Crédito serve para reduzir ou anular uma fatura já emitida: devoluções de mercadoria, descontos concedidos depois, um valor cobrado a mais, ou diretamente a anulação de uma operação que não se concretizou. Em vez de mexer na fatura original, você emite esta nota que a ajusta para baixo. A resolução a define assim:

Resolução DGI 798/012, numeral 1 — Nota de Crédito de e-Factura:

«comprobante fiscal electrónico utilizado para documentar ajustes a la baja o anulaciones, en relación a operaciones previamente documentadas en e-Facturas.»

Em português: comprovante fiscal eletrônico utilizado para documentar ajustes para baixo ou anulações, em relação a operações previamente documentadas em e-Facturas.

A e-Nota de Débito: para aumentar

A e-Nota de Débito é a contrária: serve para aumentar o valor de uma operação já faturada. Usa-se quando é preciso acrescentar um encargo que faltou, juros por atraso, ou um ajuste para cima combinado depois de emitida a fatura original. A resolução a define assim:

Resolução DGI 798/012, numeral 1 — Nota de Débito de e-Factura:

«comprobante fiscal electrónico utilizado para documentar ajustes al alza en relación a operaciones previamente documentadas en e-Facturas.»

Em português: comprovante fiscal eletrônico utilizado para documentar ajustes para cima em relação a operações previamente documentadas em e-Facturas.

Sempre referenciam a fatura original

Uma nota de crédito ou de débito não vive solta: deve indicar qual comprovante ajusta. O seu sistema de faturamento pede para identificar a fatura original (o tipo, a série e o número) para que a DGI possa vincular o ajuste à operação que corrige. Por isso convém ter à mão os dados do comprovante que você vai modificar.

Como são emitidas

Igual a qualquer CFE: pelo seu sistema de faturamento eletrônico ou o do seu provedor autorizado. Você escolhe o tipo de comprovante (nota de crédito ou de débito conforme o caso), referencia a fatura original, lança o ajuste e emite. Fica assinado eletronicamente e é informado à DGI como qualquer outro comprovante. Não há trâmite à parte nem formulário especial na DGI.

Qual uso em cada caso?

Regra simples: se o ajuste faz o cliente pagar menos (ou nada), é nota de crédito — devolução, desconto, erro para baixo, anulação. Se o ajuste faz pagar mais, é nota de débito — encargo omitido, juros, erro para cima. Em caso de dúvida sobre o tratamento do IVA ou o momento de emiti-la, consulte o seu contador ou provedor.

Um detalhe que convém revisar

Como cada nota também é um CFE, entra no seu relatório diário à DGI e nos seus registros de IVA. Verifique que as notas ficaram corretamente vinculadas à fatura original e que os valores fecham, sobretudo se você anulou uma operação inteira. Se algo não bate, o seu provedor pode ajudar a corrigir.

• Fatura eletrônica (CFE) no Uruguai: como funciona
• O relatório diário de faturas à DGI

Perguntas frequentes

• Posso apagar uma fatura eletrônica já emitida? Não. Corrige-se emitindo uma nota de crédito ou de débito que a ajuste.
• Quando uso nota de crédito? Para reduzir ou anular: devoluções, descontos, cobranças a mais, operações que não se concretizaram.
• Quando uso nota de débito? Para aumentar: encargos que faltaram, juros, ajustes para cima.
• A nota precisa apontar para a fatura original? Sim, deve referenciar o comprovante que ajusta.
• É um trâmite à parte na DGI? Não. Emite-se pelo seu sistema de faturamento como qualquer CFE.
• A nota também é uma fatura eletrônica? Sim, é um CFE e é informada à DGI como as demais.

Em resumo: no faturamento eletrônico não se «apaga» nada. Se você emitiu uma fatura e é preciso ajustá-la, usa uma e-Nota de Crédito para reduzir ou anular, ou uma e-Nota de Débito para aumentar, sempre referenciando a original. São CFE como qualquer outro e são emitidas pelo seu sistema. Na dúvida sobre o tratamento fiscal, confirme com o seu contador ou provedor.